Pixelzebra Dynamics 365 voor een op maat gemaakt CRM systeem
05 maart, 2019

Vijf voorwaarden om Business Central succesvol te implementeren

terug naar overzicht

Een ERP-implementatie vraagt vaak wat extra aandacht. Wanneer de implementatie eenmaal is voltooid, ervaart u al gauw de voordelen. Maar waar moet je als organisatie nou eigenlijk rekening mee houden tijdens het implementeren van Dynamics 365 Business Central?

1. Zorg voor realistisch budget

Projecten en uitgelopen budgetten zijn bijna onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Het gebeurt zelden dat een bepaald project binnen afgesproken tijd en budget voltooid wordt. Eigenlijk best zonde. De oorzaak van dit probleem ligt voornamelijk bij de start van het project. Vaak wordt aan het begin van het project een ‘fixed’ prijs en einddatum afgesproken. De prijs weegt hierbij vaak zwaarder dan de kwaliteit en een realistische deadline. Hierdoor worden bepaalde kostenposten buiten de begroting en planning gehouden, terwijl dit juist belangrijke posten zijn die je nodig hebt bij het project, zoals:

  • Het opleiden van de eindgebruikers: wanneer de eindgebruikers niet opgeleid worden, kunnen fouten en verstoringen in het proces ontstaan. Dit leidt uiteindelijk tot extra kosten.
  • Het uitwerken van datamigratie: bij de opstelling van het project- en investeringsplan wordt de huidige situatie vaak onvoldoende in kaart gebracht. Men vergeet te kijken naar de kwaliteit van de data en belangrijke bronnen. Dit zorgt voor hoge en onvoorziene extra kosten.
  • Het meenemen van de onvoorziene zaken: voorafgaand aan een project wordt vaak ook nog onvoldoende rekening gehouden met de eventuele tegenvallers die, wanneer deze zich voordoen, altijd leiden tot extra kosten.

2. Blijf binnen je scope

Er wordt vaak te snel toegegeven aan veranderingen van de scope. Dit heeft verschillende oorzaken:

  • Veranderende omgeving: de omgeving verandert vaak tijdens de implementatie. Dit kan leiden tot het moeten aanpassen van de scope. Echter, deze verandering is te vermijden door vast te blijven houden aan de originele scope en het inplannen van een eventuele 2e fase.
  • Geen passende projectmethodiek gekozen: er wordt vaak geen passende projectmethode gekozen bij een ERP-implementatie. In plaats van het kiezen van de Scrum-methodiek bij ERP-projecten, kunt u er ook voor kiezen om de SureStep projectmethodiek van Microsoft toe te passen. Deze methode plant totale projecten op een duidelijke en geordende wijze. Daarentegen brengt de Scrum-methode juist het risico met zich mee dat het totale plaatje uit het oog verloren wordt door het denken in korte, kleine stappen.
  • Er wordt te weinig tijd besteed aan een projectplan: een goed projectplan zou softwarematig moeten beschrijven wat de scope is én een gedetailleerde planning moeten bevatten, waarbij ook rekening gehouden wordt met de impact op de medewerkers en de organisatie.

3. Vergeet datamigratie niet

Verschillende onderzoeken tonen dat datamigratie voor problemen kan zorgen en daardoor ook extra tijd en kosten kan veroorzaken. Toch is datamigratie een essentieel onderdeel van ieder project en vergt dit daarom een aantal aandachtspunten:

  • Schoon de data op: het opschonen van data in het oude systeem of in een tijdelijk bestand zorgt voor opgeschoonde data in de nieuwe omgeving.
  • Bepaal vooraf de datamigratie methode: bekijk op welke punten handige migratie mogelijk is, waar tijdelijk Excel bestanden toe te passen zijn en waar interfaces nodig zijn.
  • Begin tijdig: belangrijk is om tijdig te beginnen met data cleaning en data migratie en er, middels proefconversie, voor te zorgen dat de data wordt getest.

4. Maak verandermanagement vast onderdeel

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat verandermanagement een vast onderdeel is van elk ERP-project. Uit recent onderzoek blijkt namelijk dat het merendeel van de extra kosten en extra tijd te maken heeft met veranderingen, zoals scope-problemen, veranderende processen, veranderende rollen etc. Het effect en de impact dat een ERP-implementatie op processen, medewerkers en organisaties heeft vraagt om een goede sturing en begeleiding. Neem verandermanagement daarom ook altijd serieus.

5. Gebruik key-users

Voor een succesvolle implementatie is het hebben van een volwaardig projectteam essentieel. Het team moet namelijk het project goed kunnen uitvoeren. Hierbij is het belangrijk om een goede key-user rol in te vullen, door te bepalen welke kennis en vaardigheden deze key-user nodig heeft om succesvol te handelen. Wanneer je op basis hiervan een key-user hebt gekozen, is het van belang om deze op  het gebied van kennis en vaardigheid te trainen. Vergeet hierbij niet dat de rol van een key-user essentieel is en daardoor veel tijd vraagt. Dit is dus niet een activiteit die je zomaar naast al je andere werk kan doen. De key-user zal tijd vrij moeten maken om het project volledig eigen te maken.

Bij het implementeren van uw ERP komen dus wat aandachtspuntjes kijken. Het is niet iets wat je er even bij doet en zeker de key-user zal hier veel tijd in moeten investeren. Dit lijkt misschien heftiger dan het is, maar wanneer u hier voldoende in investeert levert het ook een hoop op. Dus houd voldoende rekening met alle factoren voorafgaand aan het project en zorg voor een realistisch budget en timing. Alleen dan haalt u maximaal resultaat uit uw ERP-implementatie!