Logo Pixelzebra Business Central
17 mei, 2019

Vijf redenen waarom urenregistratie cruciaal is

terug naar overzicht

Inzicht in tijd is inzicht in de productiviteit

Het laten bijhouden van de gewerkte uren klinkt vaak erg wantrouwend. “Vertrouw je jouw werknemers niet?” en “Dat kost toch veel te veel onnodige tijd?” Dit zijn vaak gehoorde zinnen als het over urenregistratie gaat. Toch is het schrijven van tijd van groot belang en draagt het bij aan een gezonde bedrijfsvoering. Waarom? Omdat inzicht in de tijd, inzicht in de productiviteit geeft. Niet alleen op bedrijfsniveau, maar ook op individueel niveau. Het schrijven van uren op de juiste taken is onderdeel van efficiënt projectmanagement. Maar er zijn nog meer redenen waarom urenregistratie van groot belang is voor een organisatie.

1. Inzicht in de voortgang, rendement en status van projecten

Urenregistratie én urenregistratiesoftware zijn een belangrijk onderdeel van projectmanagement. Zonder dat je weet wie er aan het project werkt, wat de begroting is en wat de deadlines zijn, kan je een project niet goed managen. Projectbegrotingen maak je op basis van ervaringscijfers die je uit de urenadministratie uit het verleden kunt halen. Een duidelijk inzicht in het rendement van projecten brengt het verschil tussen de begroting en de werkelijke tijdsbesteding in kaart. Daarnaast geeft het ook inzicht in de voortgang van een project, zoals of een project wel of niet op tijd wordt afgerond en waar een eventuele tijdslek zit. Maar het geeft ook zicht in de grootste overheadposten en de tijd die deze posten kosten.

2. Betere kostprijscalculaties door dataverzameling

Met de informatie uit projecten die in het verleden hebben plaatsgevonden, is een realistische begroting te maken voor de projecten in de toekomst. Daarnaast is deze informatie vaak ook nuttig voor salestrajecten. Het stelt organisaties namelijk in staat om de verkoopprijzen van de dienstverlening te bepalen. Een organisatie is namelijk volledig in control wanneer zij precies weet wat de dienstverlening gaat kosten. Daarbij is de winstgevendheid ook direct een stuk beter te voorspellen.

 

Bijhouden urenregistratie

3. Geen discussie met de klant

Goed ingevulde urenregistratie voorkomt discussies met de klant. Een klant kan natuurlijk vragen waaraan de tijd, waar hij ten slotte voor betaalt, aan besteed wordt. Je wilt dit dan zonder probleem kunnen verantwoorden. Daarom is een goede urenregistratie, verdeeld per taak en voorzien van toelichting, van belang. Vooral wanneer de uren afwijken van de begroting of wanneer er meer werk bij kwam kijken dan voorspeld is de toelichting van groot belang. Maar niet alleen discussies met de klanten worden met de juiste urenregistratie voorkomen. Ook eventuele discussies tussen medewerkers worden hiermee uit de weg gegaan. Wanneer uren niet volgens de planning zijn uitgevoerd, kan je elkaar hierop aanspreken. Uit de juist ingevulde urenregistratie blijkt dan snel genoeg waarom sommige taken langer geduurd hebben.

4. Inzicht in de efficiëntie van de organisatie

De uren zijn onder te verdelen in directe uren en indirecte uren, ofwel productieve uren en niet-productieve uren. De directe uren zijn uren die voor de klant gewerkt zijn en daardoor omzet opleveren. Een dienstverlenende organisatie moet een bepaald percentage of aantal uren productief zijn tegen een bepaald bedrag om een bepaalde winstgevendheid te kunnen halen. Om te achterhalen of een organisatie dit percentage en bedrag ook daadwerkelijk haalt, zal een organisatie dit percentage en bedrag op begrotingsbasis inzichtelijk moeten maken.

Het verschil in de normproductiviteit van de iedere medewerker en het totaal geeft een beeld van de efficiëntie en het rendement van de organisatie. Zodra projecten conform budgetten worden uitgevoerd en de normproductiviteit wordt gehaald, wordt duidelijk dat de organisatie hoogstwaarschijnlijk de begrote winstgevendheid zal halen. Wanneer je dit als organisatie niet hebt gehaald of niet gaat halen, dan is uit de urenregistratie precies herleiden wat de reden hiervan is.

5. Belangrijke basis voor facturatie

Wanneer is de urenregistratie de basis voor de factuur? Heel simpel: wanneer projecten op basis van het afgesproken tarief keer het aantal gewerkte uren worden uitgevoerd. Zeker wanneer er meerdere mensen aan een project werken tegen verschillende tarieven én het project een keer per maand gefactureerd wordt, is een juiste urenadministratie cruciaal. Wanneer de urenregistratie niet op orde is, kost het een hoop tijd om de gewerkte uren te achterhalen. Daarbij vergroot dit de kans op het vergeten van uren. En dat heeft natuurlijk invloed op de omzet.

Geschreven door Mark Landman
Directeur

“Vanuit mijn ervaring ben ik ervan overtuigd dat het werkt om ERP-projecten echt anders te benaderen. Niet vanuit de technologie, maar vanuit de onderneming: welke vraag, welk probleem kunnen we oplossen? En vervolgens te kijken hoe we een slim proces en standaardsoftware zo goed mogelijk op elkaar kunnen laten aansluiten."