Pixelzebra Dynamics 365 voor een op maat gemaakt CRM systeem
20 februari, 2019

Digitale transformatie faciliteert groei

terug naar overzicht

Efficiënter werken door digitale tools

Zelfs de kleinste bedrijven profiteren van ERP

Wie wil nou niet ongeremd kunnen groeien? Digitale tools maken het dagelijkse werk gemakkelijker waardoor kleine bedrijven meer tijd kunnen steken in ondernemen. En toch zijn ze vaak nog op zoek naar de status van projecten en gaat de administratie via papier. Hoe knoop je alle informatiestromen in een bedrijf handiger aan elkaar? Hoe zorg je ervoor dat  je nóg efficiënter kan werken?

Alle bedrijven beginnen klein. Bij een beetje succes heeft een éénpitter al snel een collega. Zo groeit een startend installatiebedrijf of groothandel in no time naar vijf, tien of dertig medewerkers. Op het moment dat er veel orders via de website binnenlopen, begint het pas echt druk te worden én onoverzichtelijk. Daarbij wil ook de klant duidelijkheid over de levertermijn van zijn product of dienst. Verkoop je nee, verkoop je daarna misschien niets meer.

Wat is de status?

Bij elke order die binnenkomt, neemt de administratie even een kijkje in het magazijn en vraagt men hoeveel nieuwe onderdelen er zijn. Op de weg terug naar het kantoor zijn er alweer nieuwe orders binnengekomen. Tegelijk staan een groot aantal pakketten klaar die met de post mee moeten. Eerst moeten de adresetiketten nog worden overgetypt in het postsysteem.

Klanten willen duidelijkheid

In dit voorbeeld wordt duidelijk dat je collega’s al snel een groot deel van hun tijd besteden aan het overtypen van gegevens in verschillende systemen. Dit is niet alleen vervelend werk, het is ook nog eens foutgevoelig. En hoe weet je precies wat is de stand van zaken is? De financiële positie, voorraden en wachttijden zijn niet duidelijk. Dat is onhandig voor het bedrijf zelf en voor je klanten. Het liefst zien die op de website direct hoeveel producten ze kunnen reserveren of weet de administratie onmiddellijk wanneer een nieuw project opgepakt kan worden.

Automatisering is het antwoord op administratie

De meeste kleine bedrijven vertrouwen op Excel, Outlook en een financieel pakket. Worden ze iets groter, dan kopen ze al snel allerlei systemen erbij voor onder andere orderverwerking, klantcontact en voorraadbeheer. Liever heb je één eenvoudig systeem dat alles samenvoegt vanuit één dashboard en een einde maakt aan overtypen en het gebruik van papier.

Barcodescanning en automatische aanmelding

Barcodescanning is altijd sneller en nauwkeuriger dan papieren picklijsten. Idealiter gebruik je webformulieren waarbij orders direct bij de juiste afdeling terechtkomen. Is een order uitgevoerd? Dan zou het toch ook fijn zijn als verzendlabels direct uit de printer rollen. Het is ook mogelijk dat als je een verzending scant dat deze automatisch bij verschillende nationale en internationale vervoerders wordt aangemeld.

Betere service en minder gedoe

Het is tijd om papier en administratieve romplomp vaarwel te zeggen en over te gaan op een geïntegreerde digitale oplossing. Bedrijven krijgen hierdoor real-time inzicht in orderstatus, voorraadbeheer en misschien nog wel het belangrijkst: er hoeft nu niet meer te worden overgetypt. Via de integratie van de werkvloer en de website zien klanten direct of spullen voorradig zijn. Dankzij deze verbeterde informatievoorziening zijn klanten sneller geholpen én het scheelt heen en weer bellen en mailen over de status van hun bestelling. De klanten krijgen een betere service en jij hebt minder gedoe.

ERP ook voor de kleinste bedrijven

Automatiseer je bedrijfsvoering met één pakket zodat het overtypen definitief tot het verleden behoort. Kies dan een systeem dat open is waardoor je nieuwe applicaties gemakkelijk kunt aanhaken op de database. Een ERP-systeem klinkt voor veel ondernemers als iets dat is weggelegd voor de allergrootste bedrijven, maar dat is het toch niet.

Verbeter de ervaring voor je medewerkers en je klanten

Microsoft Dynamics 365 Business Central is vanaf een paar medewerkers al de moeite waard. En voor jou het belangrijkste: het is niet ingewikkeld. Je hoeft ook niet meteen het hele pakket aan te schaffen. Je neemt alleen af wat je nodig hebt en je rekent af op basis van het aantal gebruikers en het aantal modules. Bespaar jezelf een hoop zoekwerk en administratieve handelingen en gun je klanten een optimale digitale service.

Geschreven door Huib den Hertog
Directeur

“Ik streef naar echte samenwerking met klanten. Hierbij wil ik geen pakketje software en technologie leveren, maar waardevol advies geven, juist voor kleinere en middelgrote bedrijven. Ik wil ontdekken wat een bedrijf nodig heeft, zodat medewerkers hun werk beter kunnen doen en echt succesvol kunnen zijn."